みっちーブログ

サラリーマンの雑記ブログ

<海外営業必見>海外とのテレビ会議を手軽にやろう(仕事術、効率化)

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(2019.12.21)

 

この記事はこんな人向け
・海外営業の方
・会社の出張費等のコストを削減したい方
・海外取引先とのコミュニケーションを円滑化したい方
・仕事の効率化をしたい方

 

私の仕事はメーカー勤務で海外営業をやっています。

基本的に代理店営業なので、

海外代理店との日々の良好なコミュニケーションは必須です

 

定期的に海外出張に行って客先同行訪問をしますが、

出張をより効果的にする為に、本記事で提案するテレビ会議

とても有効だと思います。

 

出張は経費も掛かるので、無駄な出張を減らしたい、と言う会社経営層の方にも

ご参考になればと思います。

テレビ会議を簡単に始める為の準備にこの記事を役立てて頂ければ幸いです

 

 

1.意義~なぜテレビ会議?どんな人向け?どんな問題を解決出来るのか

なぜテレビ会議をおすすめするのか。

どんな意義があるのか、以下に挙げます。

 

・海外に限らず、遠方の取引先と気軽にやり取り出来る。

 普段のメールのやり取りだけでなく、顔や雰囲気も分かる事で距離が縮まる。

・それにより、些細な問題や、案件の滞りを防止する事ができる。 仕事の効率化。

・定期的な案件フォローの場になる。

 

2.テレビ会議の簡単な開催方法、手順

(1)まずは相手先とLINEやSkypeで繋がりましょう

テレビ電話が出来るコミュニケーションツールで相手先と繋がりましょう。

LINE、SkypeFacebookメッセンジャーなど、何でも可です。

アカウントを交換しましょう。

 

(2)必要なもの

①ノートパソコンの場合

最近のノートパソコンはカメラが標準搭載されていますので、

あとはイヤホンマイクだけあればOKです。

 

私は以下の様な感じで、ワイヤレスイヤホンマイクを使用してます。

ノートパソコンとBluetooth接続して使います。

パソコンにLINEを入れて、取引先とLINEのビデオ通話で繋ぎました。

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line.me

 

  

※複数人でやる場合は会議システム用スピーカーがあるとベターです。

理由は、相手に届く音質が悪かったり、スピーカーから出た相手の声が

向こうに反響してしまう(オウム返しみたいな)からです。


私が以前に務めていた会社ではこんな機器を使用していました。

複数人でストレスなくビデオ・電話会議が可能になるので本当に重宝していました。

 

スマホのみで行う場合

会議の参加人数が1人とか2人の少人数であればスマホのみでも十分

ビデオ会議を行う事が出来ます。


こんな風に百均のホルダーでスマホを固定するだけで、

立派にビデオ会議を行う事が出来ます。

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※①、②のどちらの方法でも本体スピーカーで音を出すと

フィードバック音声(相手の声が向こうにはね返る)が

入ってしまうかも知れませんが、差し支えないレベルだろうとは思います。

 

ただ、通話品質は高いに越したことはないので、

上に紹介したイヤホンマイクや会議システム用スピーカーを

使用する事を推奨します。

 

3.ビデオ会議をおすすめする理由、メリット

最大のメリットは実質コストほぼゼロで、国内海外問わず取引先と

打ち合わせ・会議を行える事です。

これは本当に画期的な事で、すごい時代だと思います。

 

決してフェイストゥフェイスでの打ち合わせや、

足で稼ぐ営業を軽んじる訳ではありませんが、

ちょっとした打ち合わせの為に出張費用をかけるより、

場合によっては電話会議で済ませて時間と経費を省く方が

賢い選択と言えるかも知れません。

 

出張に行く場合においても、ビデオ会議で事前打ち合わせをする事で、

効率が上がり良い仕事に繋がります。

 

4.より良い会議を行う為に~事前にアジェンダ(議題)をつくろう

テレビ会議をより実りのある内容にする為に、

事前にパワーポイント等で簡単なアジェンダを作る事をおすすめします。

 

例えば、こんな様なものです。

本当に簡単ですが、こんなもので十分だと思います。

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この様な簡易資料を事前準備して、打ち合わせ前に取引先(私の場合だと代理店)に

議題として送付しておけば、会議の日にはアップデートを聞く事も出来ます。

更にプロジェクトを進める為に何をすべきか議論出来るので、

とても建設的な打ち合わせになります。

 

5.さいごに

現在はインターネットとコミュニケーションツールの普及により、

世界中とのビデオ通話がいつでもどこでもタダで行える様になりました。

本当にすごい時代だと思います。

 

これらのテクノロジーを仕事にも最大限活かしてスマートかつ効率的に仕事をして、

あなたの会社にもあなた自身にも良い結果がもたらされる事をお祈り申し上げます。

 

昔ながらの足で稼ぐ営業、フェイストゥフェイスの打ち合わせももちろん

意義のある事です。

ビジネスが多国籍化している現代ですので、古き良き営業スタイルを

更に良いものにする為に、IT技術も活用すると効果的だと思います。

 

おわり